El primer año de trámites en formato digital en los juzgados reduce el papel pero no lo elimina

“La evolución a lo largo de este año ha sido positiva, forzó a todos los que colaboramos con la administración de justicia –funcionarios, letrados, jueces, fiscales y profesionales de la abogacía y la procuraduría– a pasar del ámbito analógico al digital, y a cambiar la metodología de trabajo. Con voluntad de colaboración, la digitalización avanza. Hay resistencias en todos los colectivos, pero el proceso ya es imparable. No se pueden poner puertas al campo”, afirma Marcos González Joly, el secretario coordinador provincial.

El salto que obligó a dar la pandemia, para salvar la actividad, es irreversible. Este mes se cumple un año de la implantación en Galicia del ‘papel 0’, que impone la tramitación electrónica de todos los asuntos de nueva incoación de los juzgados, sustituyendo la gestión en papel y trasladando la información del plano físico al virtual. Según la estadística del Consejo General del Poder Judicial, los juzgados de la provincia ingresaron 8.411 asuntos nuevos en el trimestre final de 2022 –el primero con el ‘papel 0’ en marcha–, mientras que en la primera mitad de 2023 –todavía no hay datos del tercer trimestre– entraron 16.863 casos.

10.000 juicios se grabaron en 2022 mediante firma digital en Ourense

En Ourense, tomando como ejemplo los datos de diciembre de 2022, uno de los meses posteriores a la puesta en marcha de la tramitación digital, se firmaron casi 40.000 documentos de manera electrónica –más de medio millón en la suma del año pasado–, más de 10.000 juicios se grabaron en 2022 mediante firma digital y, a través de la plataforma Lexnet –una herramienta para las notificaciones telemáticas similar al correo electrónico–, en ese mismo mes se remitieron cerca de 65.000 comunicaciones electrónicas entre los operadores jurídicos y las distintas oficinas judiciales.

Además, a través de la sede judicial electrónica, los ciudadanos pudieron registrar –en aquellos procedimientos en los que no es obligatorio disponer de un abogado y procurador– más de 800 escritos durante el año pasado, por encima del centenar en diciembre, cuando ya estaba generalizado el plan ‘papel 0’.

“En mi opinión, es un avance muy importante, más allá de algunos defectos que quedan por mejorar. Funciona bien y con rapidez, es un sistema más cómodo, eficiente y seguro, aunque como para todo es necesario adaptarse”, considera el juez decano, Leonardo Álvarez.

Con algunas “resistencias” individuales todavía por vencer, el efecto en los distintos juzgados del cambio de sistema no ha sido homogéneo. De manera notoria en los juzgados de lo Penal y en los civiles de Primera Instancia –con la excepción del Número 7, el de más reciente creación, que acogió un plan piloto de digitalización–, las pilas de papel aún son visibles y los armarios de estas sedes cuentan con menos espacio disponible. En los juzgados de lo Penal, la mayor acumulación de papel se debe a que persisten muchos expedientes abiertos con anterioridad a la implantación de la fase digital, sobre todo ejecuciones de sentencias con las que los funcionarios continúan trabajando en formato físico.

"En algunas oficinas pronto sobrarán los armarios"

“Este tránsito, que a priori parecía sencillo, no lo ha sido tanto”, reconoce el secretario coordinador. “Todavía convivimos con mucho papel y seguiremos conviviendo durante un tiempo, debido a los asuntos incoados con anterioridad, fundamentalmente en los juzgados más antiguos. De momento coexisten las dos vías, pero de aquí a unos años apenas quedará papel. En algunas oficinas pronto sobrarán los armarios”, vaticina González Joly.

En todo caso, un año después de la implantación del formato puramente digital, “la demanda de papel ha bajado sensiblemente”, responde. “Una vez que te acostumbras a trabajar con las pantallas, con el visor abierto en una de ellas y el sistema de gestión procesal en la otra, sin necesidad de imprimir, la labor es más ágil y rápida”, destaca el secretario.

“Mi opinión como juez de instrucción, que fue la última jurisdicción en la que se implantó el expediente digital, es que aporta mucha más comodidad para trabajar. No tienes que llevarte el expediente para continuar en casa, sino que puedes hacerlo con el ordenador. Para que los ciudadanos lo entiendan, es como cambiar el libro en papel por el libro electrónico. Solo se trata de una forma diferente de acceder al procedimiento”, expone el magistrado Álvarez, titular de Instrucción 1 de Ourense.

“Es un avance, además del ahorro que supone en gasto de papel y tinta, aunque es muy importante que los documentos estén perfectamente escaneados y que cada actuación procesal esté identificada correctamente: un auto de entrada y registro, un informe del fiscal, una providencia ordenando diligencias...”, matiza el togado.

"Si la firma digital falla, se puede bloquear una actuación"

¿Caben mejoras? El decano afirma que sí, y pone varios ejemplos. “Desde el enfoque de juez de instrucción, en las guardias nos hace depender en exceso de que funcionen los equipos. Si la firma digital falla, se puede bloquear una actuación; alguna vez ha sucedido”, advierte.

“Al trabajar desde casa, el acceso a los expedientes nunca me ha dado problemas, pero la firma digital sí. Además, cuando viene un investigado y solicita un abogado de oficio, hay que dar una copia al profesional si aún no conoce las actuaciones. Eso obliga a imprimir. Debería habilitarse una fórmula para que los abogados accedan al expediente sin recurrir a copias en papel”.

Leonardo Álvarez da otro ejemplo: “Cuando termina la declaración de un investigado o un testigo, se les da el texto para que lo lean y revisen, y firman en papel. Poco a poco se implanta la costumbre de grabar todas las declaraciones, pero sería conveniente que los afectados firmasen digitalmente. Son detalles técnicos que hay que ir puliendo”, resume.

“Ha habido una inversión importante de la Xunta y la Amtega en los equipos informáticos y las nuevas aplicaciones, que de momento no son perfectas, pero que se van a mejorar”, indica el secretario coordinador. Joly señala varias ventajas en el cambio de formato, del analógico al digital: “Permite disponer de toda la información en el sistema y poder teletrabajar de manera más eficiente, sin tener que llevarse expedientes, conectándose desde cualquier lugar del mundo, a través de un escritorio virtual en remoto, las 24 horas, 365 días”.

La modernización de la justicia afecta a los funcionarios y al resto de los profesionales que operan con la justicia. En los últimos años se han incorporado a los envíos telemáticos distintos organismos, como las fuerzas de seguridad y el centro penitenciario. Desde este ejercicio, los centros de salud también pueden presentar de forma telemática los partes de asistencia. Entre finales de 2023 y principios de 2024 se incorporará a la comunicación por medios informáticos la Comisión de Asistencia Jurídica Gratuita de la Xunta, que interviene en la aprobación de la representación sin coste, gracias al turno de oficio, para las personas con escasos recursos económicos.

“Se está potenciando la sede electrónica. Hay un plan piloto en Ourense, en los siete juzgados de Primera Instancia y el Social 3, para que los abogados y los abogados sociales puedan acceder a sus expedientes con su certificado electrónico. Por ahora hay algunas limitaciones e incidencias, por ejemplo para los integrantes de las asesorías jurídicas de los entes públicos –abogados del Estado, de la Xunta de Galicia o de la Seguridad Social–, pero, según la Amtega, esos problemas se van a resolver en lo que queda de año mediante una nueva versión de la aplicación”, explica González Joly.

El ciudadano también es partícipe de la era tecnológica en el juzgado. Para acudir el Registro Civil aún ha de solicitar cita previa –la espera supera el mes–, y en la sede judicial electrónica hay una carpeta personal para consultar los procedimientos abiertos, es posible otorgar poderes de forma electrónica y ha aumentado el catálogo de solicitudes que los ciudadanos pueden formular sin la participación de abogado o procurador. “En el futuro, los particulares podrán descargar los expedientes y consultarlos con seguridad jurídica. Se potenciará así la transparencia”, valora el secretario.

“Las actuaciones realizadas en el proceso de transformación digital de la administración de justicia dotan mayor agilidad, eficiencia, seguridad, proximidad y calidad en el servicio”, subraya la Xunta, que recuerda que ha impartido planes formativos para aumentar la capacitación de los profesionales en el uso de las aplicaciones.

La administración destaca que ha implantado en el 100% de los juzgados la posibilidad de la recepción electrónica de expedientes administrativos. En el conjunto de órganos de Galicia se firmaron digitalmente el año pasado 4,3 millones de documentos y se presentaron 7.314 escritos en la sede judicial electrónica. Las salas de vistas de Ourense y Lugo se encuentran en la actualidad totalmente digitalizadas –micrófonos, cámaras de alta resolución, sistema de videoconferencia y puesto de control–, mientras que en el resto de la comunidad la implantación finalizará este año.

"La adaptación tecnológica es imparable para todos, hay que cambiar el chip y adaptarse"

“La justicia es heterogénea, con dos administraciones que concurren en dotación de medios, más la Fiscalía, la abogacía, la procuraduría, los abogados sociales, las asesorías jurídicas de entidades públicas... Esta composición dificulta la digitalización, pero con voluntad de colaboración avanzará. La adaptación tecnológica es imparable para todos, hay que cambiar el chip y adaptarse”, reitera González Joly.

Suscríbete para seguir leyendo