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La justicia digital que redujo un 85% el papel

Los juzgados de Ourense se comunican por vía telemática con 37 colectivos, en diez meses realizaron más de medio millón de notificaciones y disponen de 26 equipos de videoconferencia y 26 salas con grabación

Uno de los sistemas de videoconferencia de las salas de vistas. // J. F.

“Se han dado muchos pasos hacia el objetivo del papel cero, sobre todo a partir de 2015. En estos años se habrá podido eliminar un 85% del papel. Antes nos llegaban hasta los acuses de recibo”, resume la letrada de la administración de justicia Josefina Diz Barja, que lleva quince años como secretaria coordinadora provincial, un cargo que está a punto de dejar.

Ourense, que ha sido el escenario de varios planes piloto para la implementación de la justicia digital, se comunica ya de forma telemática con un total de 37 colectivos.

Los órganos judiciales de la provincia han realizado 540.000 notificaciones entre enero y octubre de este año. Hay disponibles 26 salas con sistema de grabación integrado así como ese mismo número de equipos de videoconferencia –móviles más fijos– en toda la provincia.

Entre los pasos por dar queda generalizar la comunicación telemática con la Fiscalía –ya es total en Instrucción 2 y en los tres instructores de la ciudad con los casos de delitos leves– e incluir en la relación telemática a organismos con los que existe un trato diario, fundamentalmente el Sergas.

“Durante la pandemia se dotó de portátiles a todo los letrados de la administración de justicia, para que pudieran teletrabajar, y el uso de la videoconferencia se ha generalizado como un sistema cotidiano de trabajo"

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El plan de la Xunta es que, en 2022, todas las salas de vistas sean digitales, lo que liberará equipos móviles de videoconferencia. En la actualidad, en la provincia de Ourense hay, según la secretaria coordinadora, 10 dispositivos móviles para actos telemáticos y 16 fijos. Seis y 10 de estos equipos, respectivamente, están en la ciudad.

Una de las salas digitales del juzgado de Ourense. BRAIS LORENZO

Hay uno en Bande, otro en Celanova, dos en O Barco, uno en O Carballiño, otro en Trives y uno en los juzgados de Ribadavia y Xinzo de Limia. El edificio judicial de Verín cuenta con dos equipos. Según datos facilitados por la Xunta, con fecha de actualización del pasado agosto, en la Audiencia Provincial hay una sala digital y otra analógica con videoconferencia. El resto de órganos judiciales de la provincia sumaban en aquel momento del año 11 salas digitales, tres analógicas con videoconferencia, además de 8 equipos móviles de videoconferencia.

La administración judicial dispone en Ourense de 26 salas de vistas con el sistema de grabación integrado. “Como ejemplo, solo en el mes de octubre se realizaron 1.108 grabaciones”, indica Josefina Diz. “Durante la pandemia se dotó de portátiles a todo los letrados de la administración de justicia, para que pudieran teletrabajar, y el uso de la videoconferencia se ha generalizado como un sistema cotidiano de trabajo, tanto con los profesionales como con el centro penitenciario, los geriátricos, los centros de menores, etcétera”, añade.

"La recepción y la respuesta son instantáneas"

Todos los órganos judiciales utilizan la firma electrónica, cuyos principales usuarios son los letrados de la administración de justicia, seguidos por jueces y fiscales. Entre enero y octubre, en la provincia se firmaron digitalmente 412.000 documentos.

A través del sistema de comunicaciones Lexnet, una especie de correo electrónico que valida con seguridad el envío y la recepción, y al que tienen acceso abogados y procuradores, los juzgados de la provincia de Ourense efectuaron, entre enero y octubre de este año, 540.000 notificaciones, recibieron 15.000 escritos de inicio de procedimiento (como querellas o demandas), 241.000 escritos de trámite, más de 4.200 atestados de las distintas fuerzas de seguridad y cerca de 250 partes hospitalarios.

“La recepción y la respuesta son instantáneas y evitas tener que digitalizar nada para dar traslado a abogados y procuradores. La documentación llega automáticamente y, a través de Lexnet, se vuelca en el sistema de gestión procesal Minerva”, explica Josefina Diz.

La secretaria coordinadora, Josefina Diz, en su despacho. // J. F.

Los hospitales privados, como El Carmen o Cosaga, llevan desde 2017 comunicándose de manera telemática con el juzgado. En cambio, el Sergas aún no ha dado el paso digital. “Me conformaría con tener al menos a los tres hospitales públicos de la provincia, pero es que además hablamos de todos los centros de salud. Se había quedado en que la Consellería de Sanidade y Xustiza lo implantarían en toda Galicia, pero está paralizado. Por ejemplo, los partes médicos tras una pelea o la historia clínica de una persona, documentos de los que pueden entrar 20, 25 o 30 en una sola guardia, siguen llegando en papel, lo que obliga después a tener que digitalizarlos”, indica la secretaria coordinadora.

"Nos falta que los abogados, procuradores y otros profesionales puedan acceder al procedimiento y consultarlo, con una contraseña que les daríamos, a través de la Sede Xudicial Electrónica. Lo harían desde su despacho o su casa, a cualquier hora"

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Es una de las excepciones de un proceso que ha avanzado año a año, desde que en 2013 se incorporaron a la vía telemática los procuradores y, en 2014, los abogados y graduados sociales, hasta que, entre 2020 y 2021, lo hicieron Vigilancia Aduanera, los administradores concursales, el centro penitenciario de Pereiro de Aguiar o el Consello de Contas de Galicia, entre otros organismos.

“En muchas ocasiones hemos ido por delante de otras provincias. En 2013 empezamos las cuatro con la comunicación telemática con los procuradores, pero después, en muchas ocasiones, hemos hecho avances antes que el resto de Galicia. Nosotros fuimos los primeros de la comunidad en empezar con la Policía Local de Ourense, una práctica que después se extendió a las policías municipales de toda la provincia. También fuimos pioneros en la comunicación con el centro penitenciario. Además, implantamos de primeros la conexión digital entre los órganos judiciales y el servicio común de notificaciones y embargos”, explica la secretaria coordinadora.

Edificio judicial de Ourense. BRAIS LORENZO

Objetivos por delante

Se han hecho avances, pero queda camino. “Estamos trabajando en un paso fundamental. En los juzgados sociales y contenciosos, en muchos procedimientos es necesario pedir el expediente administrativo, que hasta ahora llegaba en papel, por correo, en un CD... Estamos haciendo pruebas y formación para poder utilizar un sistema, el cargador Inside, con el que remitir esa documentación a nuestro visor, donde está el expediente digital, sumando lo del sistema de gestión procesal, las grabaciones de los juicios y las actuaciones telemáticas que se realizan en la sala de vistas. El Inside permitirá la remisión de documentación digitalizada por parte de cualquier administración a los órganos judiciales, y vicecersa”, explica Diz.

Cuando un procedimiento no requiere abogado ni procurador, el papel sigue entrando en el juzgado. “Los ciudadanos tienen la posibilidad de remitir determinadas demandas y escritos de trámite a través de la Sede Xudicial Electrónica, sin necesidad de acudir al juzgado. Para las personas jurídicas es obligatoria la remisión por esta vía, y no en papel, ante la oficina de registro y reparto”.

Ante la oportunidad de que los fondos europeos Next Generation incrementen las opciones de que se invierta en la justicia, la coordinadora considera que sería útil poder disponer de unas tabletas electrónicas con las que poder recoger las firmas de las personas que declaran en el juzgado, con el fin de no tener que escanear las originales para su incorporación al sistema de gestión procesal.

“También nos falta que los abogados, procuradores y otros profesionales puedan acceder al procedimiento y consultarlo, con una contraseña que les daríamos, a través de la Sede Xudicial Electrónica. Lo harían desde su despacho o su casa, a cualquier hora”, añade la secretaria.

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