Los juzgados afrontan su reto tecnológico. Con el sistema Lexnet ya generalizado en los tribunales tanto para la presentación telemática de escritos como a su vez para la notificación de resoluciones, se avecinan los próximos pasos que permitirán ir completando el puzzle hasta llegar al expediente digital. "¿Qué es? Se trata del final del camino. Cuando desde el primer minuto hasta el último esté todo digitalizado", explica el magistrado Manuel Almenar, "enlace" entre la judicatura y la Axencia para a Modernización Tecnolóxica de Galicia (Amtega) en todo este proceso. Será entonces cuando el papel que ahora todavía inunda los juzgados debería volverse, por fin, una excepción. Y uno de los inmediatos avances, que se empezará a pilotar este mayo y estará plenamente implantado en junio, es la firma digital. La que permitirá a un juez por ejemplo poner su rúbrica en una sentencia sin necesidad de imprimir el documento. Aunque ya existe el denominado portafirmas electrónico, que usan casi cien jueces, fiscales y letrados de la Administración de Justicia (secretarios) en Galicia, el nuevo paso consiste en integrarlo en Minerva, el sistema de gestión procesal de los juzgados, para que llegue al 100% de estos profesionales.
"Realmente para eliminar el papel uno de los pasos clave es poder firmar digitalmente; es imprescindible para que tengan la misma validez los expedientes archivados digitalmente que los del archivo físico", explica Mar Pereira, directora de la Amtega, agencia dependiente de la Xunta. Sin una rúbrica, sea física o electrónica, las resoluciones de un juez no tienen validez, desde oficios hasta sentencias, pasando por decretos, autos o cualquier otro tipo de documento. "Sin firma no vale a efectos oficiales", resume el magistrado Almenar. Ahora, cuando los expedientes se puedan firmar en Minerva, éstos se integrarán directamente en el archivo digital judicial, una especie de depósito unificado de información para todos los tribunales gallegos que ya suma más de 9 millones de expedientes y que se actualiza a diario. Y al que se podrá acceder de dos maneras distintas: a través de un visor o de la denominada sede judicial electrónica, según el tipo de usuario que sea.
Esos "accesos" son precisamente las siguientes piezas que quieren implantarse este 2016. ¿Y qué es el visor? "Es la cara visible del expediente digital detrás del cual está el archivo digital judicial; es un paso fundamental, porque evita que el papel circule entre los órganos judiciales", describe Pereira. Los usuarios de este visor serán jueces, fiscales, letrados de la Administración de Justicia y funcionarios. Habrá, eso sí, diferentes criterios y perfiles de acceso, para que la entrada no sea indiscriminada. Y siempre quedará "el rastro" del profesional, que deberá acceder mediante certificado digital. Manuel Almenar concreta que ese visor permitirá trabajar con toda la información de la que disponen en Minerva, donde, además de los escritos que presentan los profesionales, las resoluciones o demás documentos que integran un procedimiento, la nueva versión del programa e-Fidelius posibilita, asimismo, que las grabaciones de los juicios se incorporen también a ese sistema de gestión procesal como archivo adjunto. "El visor permitirá a un juez consultar los procedimientos, piezas y documentos que conforman cada caso", ejemplifican los expertos.
Junto al visor, se está trabajando también en la sede judicial electrónica. Esta será la puerta de profesionales como abogados y procuradores para acceder a los procedimientos. Y también la vía de comunicación de los ciudadanos con la Administración de Justicia. "Uno de los objetivos que buscamos es que el ciudadano tenga mayor implicación y protagonismo. Que a través de esta vía pueda conocer por ejemplo cuál es el estado de un caso en el que sea parte: si fue admitido a trámite, si ya está preparado para juicio...", ahonda Almenar, que añade que el fin es también que estos usuarios puedan presentar electrónicamente escritos si están habilitados para ello. O incluso ser citados para un juicio y recibir las notificaciones pertinentes de forma puntual.
Y en todo este proceso el objetivo es también ir poco a poco diciendo adiós a los archivos físicos, los que en Vigo por ejemplo están ubicados en los sótanos de los edificios judiciales o en los propios juzgados por la falta de espacio existente para guardar expedientes. "Con el tiempo dejarán de existir los archivos en papel", vaticinan. Todo estará en la nube, en un único punto, con las medidas de seguridad necesarias para que esa información tan delicada no se pierda. En la actualidad ya hay millones de procedimientos guardados digitalmente. "Todas las madrugadas se hace una copia de seguridad", explican. La habitual imagen de funcionarios adentrándose en los sótanos para bucear entre antiguos expedientes debería, en un plazo no demasiado largo de tiempo, pasar a la historia.
