Arquivo Municipal transparente y adelgazado

El Arquivo Municipal, repartido entre las sedes de Michelena 30 y Froebel, donde se custodian, respectivamente 15.000 y 17.000 cajas de documentos, ha descrito hasta el momento 330.000 expedientes. Cuando en los estudios de evaluación se determina que algunas series son de acceso libre, o con plazos para ese acceso libre, se vuelcan en una plataforma pública para que todos los ciudadanos puedan tener conocimiento de ellos.

El objetivo es que cualquiera pueda consultar estos documentos y fotografías, en este caso a través de la herramienta Atopo de la Diputación.

Esta transparencia es «una de las principales líneas de trabajo. La documentación es válida y útil si se puede acceder a ella», de ahí que se incida intensamente «en la digitalización», recordó la alcaldesa en funciones, Eva Vilaverde, ayer en su visita al Arquivo Municipal del Froebel.

En esta instalaciones se encara de la recta final de trabajos de mejora, a los que se sumarán el mobiliario y los compactos donde se archivará la documentación pendiente de describir.

Si ambas sedes del Arquivo Municipal siguen acumulando legajos no dispondrán de suficiente espacio para toda la documentación administrativa, de ahí la necesidad de expurgar los documentos.

Se trata de un proceso complejo, como explicó el archivero municipal, Rodrigo Silva, en el que una comisión de expertos que se reúne en el grupo de trabajo de Análisis de Evaluación Documental de Galicia en Santiago. Después esta evaluación pasa a la comisión propia del Concello de Pontevedra y finalmente al Consejo de Evaluación Documental de Galicia.

La Xunta acaba de autorizar la eliminación de 42,600 expedientes de vía de apremio correspondientes al período comprendido entre 1997 y 2008, que se concluyó que carecen de valor, no si antes establecerse un plazo de meses por si alguien quisiese consultarlos.

El archivero, Rodrigo Silva, avanza que en breve la mayor parte de la población «ya podrá consultar los documentos que son públicos desde su casa. De hecho, de los más de 300.000 expedientes ya descritos (que se remontan a principios del siglo XX ya que el fondo antiguo del Concello se traslado al Arquivo Provincial) cerca de 160.000 son públicos

La Xunta ha dado el visto bueno a la supresión de estos expedientes, que equivalen a unas 200 cajas, según los responsables del Arquivo.

Por lo que respecta a la posibilidad de unificar este servicio en una única sede, Rodrigo Silva señala que fue una posibilidad que el gobierno local puso sobre la mesa «pero considero que con las instalaciones que tiene el Arquivo son suficientes, y estamos llevando a cabo un proceso de descripción de documentación y de digitalización», con la idea de crear en una especie de «archivo en casa».

Así, el archivero avanza que en breve la mayor parte de la población «ya podrá consultar los documentos que son públicos desde su casa. De hecho, de los más de 300.000 expedientes ya descritos (que se remontan a principios del siglo XX ya que el fondo antiguo del Concello se traslado al Arquivo Provincial) cerca de 160.000 son actualmente públicos.

El Concello descarta unificar el servicio en una única sede: «Con estas instalaciones es suficiente»

«Se puede consultar la información, no el expediente, porque estamos ahora en ese proceso de digitalización» y ha digitalizado (tras un proceso que es complejo y costoso) unos 6.500 documentos y fotografías.

Tanto la digitalización como el expurgo del Arquivo, recordó su responsable, son claves porque la custodia de la documentación tiene un coste «elevadísimo», ligado a la necesidad de mantener umbrales específicos y constantes de humedad y temperatura para que no se deteriore el soporte papel, a mayores de otras cuestiones ligadas, por ejemplo, a la seguridad contra incendios.

Al papel se suma ahora una nueva posibilidad, el soporte digital, y el servicio (en el que prestan sus servicios cuatro trabajadores y dos becarias) también estudia ahora la posibilidad de crear el archivo digital.