La Xunta decide qué papeles guardar para siempre y cuáles destruir: del impuesto de sucesiones al IBI

No todos los documentos que generan las administraciones públicas están llamados a conservarse para siempre. La Xunta acaba de fijar qué expedientes de siete grandes series documentales deberán mantenerse en los archivos y cuáles podrán eliminarse una vez transcurridos determinados plazos. Entre ellos figuran los padrones municipales del IBI, las antiguas ayudas estatales al alquiler para jóvenes, expedientes de impuestos como Sucesiones o Transmisiones Patrimoniales y certificados relacionados con sanciones por protección animal.

La orden, publicada este miércoles en el Diario Oficial de Galicia, desarrolla las decisiones adoptadas por el Consello de Avaliación Documental de Galicia el pasado 25 de junio. La normativa establece que ningún documento público puede ser destruido sin que previamente haya sido evaluado su interés administrativo, jurídico, legal e histórico.

Una de las decisiones con mayor alcance afecta a la antigua Renta Básica de Emancipación, el programa de ayudas al alquiler destinado a jóvenes y cuyos expedientes en Galicia abarcan el periodo comprendido entre 2008 y 2021.

La Xunta autoriza su eliminación total cuatro años después de la última concesión mensual de la ayuda. No desaparecerá, sin embargo, todo rastro documental: deberán mantenerse como muestra cinco expedientes por provincia y por año, además de conservarse los datos informáticos existentes para su posterior tratamiento estadístico.

Los concellos podrán eliminar padrones del IBI tras 20 años

La orden afecta también directamente a los ayuntamientos gallegos. El Consello de Avaliación Documental ha analizado la serie correspondiente a los padrones del Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI), que abarca documentación generada desde 1955.

Estos documentos podrán ser eliminados totalmente 20 años después de que finalice el correspondiente procedimiento administrativo. Para preservar una muestra histórica de la evolución del impuesto y de los inmuebles de cada municipio, deberán conservarse los padrones de los años terminados en cero.

Por tanto, no significa que los archivos municipales vayan a desprenderse de toda su documentación histórica sobre el IBI, sino que podrán seleccionar qué anualidades conservar de forma permanente siguiendo los criterios aprobados ahora por la Xunta.

Las herencias, para siempre

La decisión es muy diferente para los expedientes del Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones.

La serie analizada comprende los documentos generados desde 1985 hasta 2025 y, en este caso, el dictamen establece su conservación permanente. Los expedientes pasarán al archivo central al año del cierre del ejercicio, al intermedio a los cinco años y al histórico a los 50.

No ocurre exactamente lo mismo con el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados. La Xunta permite eliminar, diez años después de que termine su tramitación, aquellos expedientes que estén registrados en la aplicación informática tributaria XEITO y que no contengan documentos privados.

Los expedientes en los que sí exista este tipo de documentación deberán conservarse.

También desaparecerán expedientes de antiguas ayudas energéticas

Otro de los bloques evaluados corresponde a las subvenciones concedidas a través de los antiguos planes de renovación de instalaciones y equipamientos energéticos, una serie documental generada entre 2005 y 2024.

Los expedientes individuales podrán eliminarse cinco años después de finalizar el procedimiento. La Administración conservará, no obstante, la documentación general de cada convocatoria —como órdenes, resoluciones, convenios y actas de las comisiones de valoración—, además de los datos electrónicos.

También tendrá que guardarse como muestra un expediente de cada serie específica, año y organismo encargado de tramitarlo.

Certificados sobre animales peligrosos

La orden incluye igualmente una serie documental bastante más singular: los expedientes utilizados para expedir certificados que acreditan que una persona no tiene sanciones por infracciones en materia de protección animal o por tenencia de animales potencialmente peligrosos.

La documentación generada desde el año 2000 podrá eliminarse completamente cinco años después de la expedición del certificado. Solo deberá conservarse como testimonio un ejemplar por cada unidad administrativa tramitadora y año.

También se revisa la documentación de los cursos de formación en lengua gallega y de preparación para las pruebas de certificación de conocimiento del idioma, una serie que se remonta a 1983. En este caso habrá una eliminación parcial: se conservarán las memorias e informes de los cursos, las actas de evaluación final, copias de los títulos y la documentación sobre el nombramiento y pago del profesorado colaborador, mientras que el resto podrá destruirse cuatro años después de finalizar cada procedimiento.

La orden entrará en vigor este jueves. A partir de ahí, administraciones autonómica y local disponen ya de los criterios que determinan qué documentación debe atravesar las puertas de los archivos históricos y cuál puede desaparecer una vez agotada su utilidad administrativa.

El objetivo es precisamente evitar que la decisión dependa de cada organismo: la ley gallega obliga a evaluar previamente los documentos públicos antes de proceder a su destrucción, teniendo en cuenta tanto su utilidad presente como el valor que puedan conservar para reconstruir en el futuro la historia administrativa, económica y social de Galicia.