¿No sabe hacer trámites online con la Xunta? Estos son los pasos para recibir ayuda presencial

La digitalización de la Administración ha simplificado muchas gestiones, pero también se ha convertido en una barrera para quienes no disponen de certificado electrónico, carecen de medios tecnológicos o simplemente no saben desenvolverse con los trámites por internet. La Xunta acaba de regular cómo podrán recibir ayuda presencial estas personas para completar determinados procedimientos electrónicos.

El decreto publicado este miércoles en el Diario Oficial de Galicia (DOG) establece el funcionamiento del Registro de Personal Funcionario Público Habilitado. Detrás de esta denominación administrativa se encuentra una medida con efectos prácticos para los ciudadanos: determinados empleados públicos podrán utilizar su identificación y firma electrónica para asistir a quienes no puedan hacerlo por sus propios medios. La previsión de la Xunta es habilitar a 140 funcionarios para este nuevo servicio y calcula que podrán ayudar a 60.000 ciudadanos.

El sistema no estará disponible para cualquier gestión ni para cualquier ciudadano. Está destinado a las personas que no tienen la obligación legal de relacionarse electrónicamente con la Administración y que carezcan de los medios electrónicos necesarios. Estos son los pasos que deberán seguir.

1. Comprobar que el trámite admite esta ayuda

Antes de desplazarse a una oficina, el primer paso será comprobar si el procedimiento que se quiere realizar permite recurrir a un funcionario habilitado.

No todos los trámites de la Xunta estarán incluidos. La posibilidad de utilizar este sistema deberá aparecer indicada en la Guía de procedimientos y servicios de la Administración autonómica.

Es decir, que una persona tenga dificultades para manejarse por internet no significa automáticamente que pueda realizar cualquier procedimiento de esta manera. La asistencia deberá estar prevista específicamente para esa gestión.

2. Acudir personalmente a una oficina de la Xunta

El ciudadano deberá acudir en persona a una oficina de atención a la ciudadanía y registro de la Administración gallega.

En algunos procedimientos también podrá prestarse esta asistencia en el propio órgano o unidad administrativa responsable de tramitar el expediente, siempre que así se haya previsto.

La presencia física del interesado es imprescindible porque el funcionario tendrá que comprobar su identidad antes de poder actuar.

3. Llevar un documento que acredite la identidad

Este es uno de los requisitos fundamentales.

Los ciudadanos españoles deberán identificarse mediante su DNI.

En el caso de extranjeros, podrán hacerlo con el NIE, el documento de identidad de su país de origen o el pasaporte en vigor.

El empleado público deberá comprobar que la persona que tiene delante es efectivamente el titular del trámite antes de utilizar su firma electrónica.

4. Llevar también todos los papeles necesarios para el trámite

Acudir a un funcionario habilitado no exime al ciudadano de presentar la documentación exigida para solicitar una ayuda, registrar una petición o realizar cualquier otra gestión.

Por tanto, además del documento de identidad, será necesario llevar todos los papeles que requiera el procedimiento concreto.

Este punto es importante: el funcionario presta ayuda para salvar la barrera electrónica, pero no sustituye al interesado a la hora de preparar el expediente.

Tampoco será responsable de comprobar si la documentación presentada es correcta, si lo declarado por el ciudadano es cierto o si este reúne las condiciones para obtener una ayuda, permiso o prestación. Su intervención se limita a la identificación y la firma electrónica.

5. Autorizar al funcionario para que utilice su firma electrónica

El empleado público no podrá firmar directamente un trámite en nombre del ciudadano sin su permiso.

El interesado deberá dar previamente su consentimiento expreso para que el funcionario utilice su sistema de identificación o firma electrónica en esa actuación.

La autorización se dará para cada gestión concreta. No será posible firmar un consentimiento general para que la Administración pueda utilizar después este mecanismo en otros procedimientos.

La Xunta establece un modelo específico de consentimiento, que estará disponible tanto en las oficinas como en su sede electrónica. En él deberán figurar los datos del interesado y el procedimiento para el que autoriza la actuación.

6. El funcionario realizará la identificación o la firma

Una vez comprobada la identidad y recogido el consentimiento, el funcionario habilitado podrá utilizar su propio sistema de firma electrónica para completar la identificación o firma que requiera el procedimiento.

Ahí reside precisamente la principal utilidad del nuevo mecanismo: el ciudadano que reúna los requisitos podrá realizar determinados trámites aunque no disponga de certificado electrónico propio o de los medios necesarios para firmarlos digitalmente.

Eso no significa, sin embargo, que el funcionario pase a representar al interesado. No decidirá por él qué solicitar ni qué información incluir. Su función será facilitar el acceso electrónico a la Administración.

7. Guardar el justificante del trámite

Una vez finalizada la actuación, el ciudadano deberá recibir la documentación acreditativa de la gestión realizada, así como una copia del consentimiento que haya firmado.

La documentación quedará además disponible en su Carpeta Ciudadana, mientras que la Administración conservará constancia de la actuación y de la autorización prestada.

¿Quién podrá pedir esta ayuda?

El nuevo sistema está dirigido esencialmente a los ciudadanos particulares que tienen derecho a seguir relacionándose presencialmente con la Administración.

Hay colectivos que, por ley, ya están obligados a realizar sus relaciones con las administraciones por vía electrónica. Es el caso, entre otros, de las personas jurídicas y de determinados profesionales cuando actúan en el ejercicio de su actividad.

Por eso, la posibilidad de recurrir a un funcionario habilitado está especialmente pensada para particulares que no tienen esa obligación y encuentran dificultades para completar por sí mismos una gestión digital.

¿Cuándo comenzará a funcionar?

La posibilidad no estará operativa de forma inmediata tras la publicación de la norma.

El decreto entrará en vigor 20 días después de su publicación en el DOG. Además, el nuevo Registro de Personal Funcionario Público Habilitado deberá comenzar a funcionar tres meses después de la entrada en vigor de la norma.

Será este registro el que permita determinar qué empleados públicos están autorizados para ayudar al ciudadano y qué actuaciones concretas puede realizar cada uno.

La Xunta abre así una vía para evitar que la falta de conocimientos digitales, de certificado electrónico o de medios tecnológicos se convierta en un obstáculo insalvable para quienes todavía tienen derecho a relacionarse presencialmente con la Administración.