El trabajo administrativo, tanto en el ámbito privado como en el público, se enfrentó en el año 2020 a un reto sin precedentes. Las limitaciones de movilidad provocadas por las medidas de lucha contra la pandemia obligaron a garantizar el funcionamiento de los servicios con el personal encargado de su funcionamiento alejado de sus despachos.
La Xunta de Galicia puso en marcha medidas urgentes para la dotación de medios para el acceso remoto a los sistemas de información a través de la habilitación masiva de acceso a la red con VPN, conexión remota al puesto de trabajo, acceso a servicios de telefonía en remoto y habilitación de servicios de multiconferencia para sustituir las reuniones presenciales. Durante los meses de marzo y abril de 2020 se habilitaron más de 10.700 autorizaciones para conexión VPN y hubo cerca de 6.000 personas usuarias conectadas de media en los días laborales.
Estas medidas, que tuvieron que ser acometidas contra reloj, permitieron dar respuesta a las necesidades de teletrabajo masivo y garantizaron la continuidad del funcionamiento de los servicios públicos.
Pero la pandemia no hizo más que acelerar un proceso que ya estaba en marcha y que se plasmó en la Estrategia Galicia Digital 2030, que se aprobó en diciembre de 2020. El objetivo de esta estrategia es el de situar a Galicia como una región de referencia en Europa en uso de tecnologías digitales y avanzar hacia un Gobierno y Administración inteligente, digital y cada vez más eficiente.
Durante los meses de marzo y abril de 2020 se habilitaron debido a la pandemia más de 10.700 autorizaciones para conexión remota VPN y hubo cerca de 6.000 personas conectadas al día
El nuevo escenario implica el despliegue de un modelo de puesto digital avanzado para el personal empleado público con el fin de facilitar los medios tecnológicos en el puesto de trabajo que potencien los modelos deslocalizados y, en especial, el desarrollo de la actividad laboral adaptada a las necesidades de movilidad y la gestión íntegramente digital de los procesos vinculados a la gestión de recursos humanos.
Se trataba de ir mucho más allá en las soluciones aplicadas durante los confinamientos. Si bien en aquel momento el personal empleado público pudo acceder en remoto a sus equipos instalados en los despachos (que debían estar encendidos), el nuevo modelo implica la propia virtualización del concepto de despacho a través de escritorios virtuales.
22.000 puesto de trabajo
Se ha desarrollado un escritorio virtual personalizado para aquellos puestos en los que es necesario
El reto del “Plan 2021-2023 de puesto digital avanzado del personal empleado público” implica la actualización de 22.000 puestos (con sus correspondientes equipos) en cinco grandes ámbitos: Los edificios y centros administrativos, los centros de prestación directa de servicios a la ciudadanía, las aulas de formación no reglada dependientes de la Xunta, los perfiles administrativos de la red de centros escolares de titularidad pública y la Administración de Justicia en Galicia (sedes judiciales, juzgados de paz e Imelga).
La puesta en marcha de plan ha implicado la movilización de cerca de 22 millones de euros en el periodo 2021-2023 financiados en el marco del eje REACT-UE del Programa Operativo Feder Galicia 2014-2020 como parte de la respuesta de la UE a la pandemia. El importe ejecutado entre 2021 y 2022 fue de 15 millones de euros y este año está previsto que se alcance una inversión de más de 6 millones de euros.
Una vez pasada la urgencia inicial fue necesario definir y poner en marcha un escenario estable que pudiera resolver las limitaciones del modelo anterior, en el que el personal tenía que disponer de un equipo propio y, por lo tanto, no controlado en cuanto a seguridad, que se conectaba a la red por VPN, y que tenía que acceder al escritorio del puesto de trabajo, que debía estar encendido.
El nuevo modelo estableció los criterios para controlar los accesos, mantener altos niveles de seguridad, y mejorar las capacidades del personal empleado público para el acceso, no sólo al teletrabajo, sino también a la posibilidad de desempeñar su actividad laboral en contexto de movilidad.
El nuevo modelo
El nuevo modelo incluye también acceso a sistemas de videoconferencia y comunicaciones corporativas desde cualquier puesto de trabajo
El resultado fue un modelo de puesto de trabajo digital que implica la dotación de nuevos dispositivos de acceso polivalente (como portátiles o tabletas) complementados con periféricos adaptados a cada perfil. Se desarrolló un escritorio virtual personalizado para aquellos puestos en los que son necesarios los desplazamientos. Así mismo, se ampliaron y adaptaron a cada perfil unos servicios de digitalización e impresión de calidad.
El nuevo modelo incluye también acceso a sistemas de videoconferencia y comunicaciones corporativas desde cualquier puesto de trabajo, así como una solución para el acceso a la telefonía desde el equipo (sin necesidad del aparato de telefonía fijo). Se han creado también sistemas de trabajo colaborativo desde cualquier puesto adaptado a los perfiles y las necesidades de cada momento.
Dispone también de un acceso único y seguro a las plataformas que combina los sistemas de credenciales con la tarjeta de empleado público.
Por último, se han puesto en marcha acciones de formación en competencias, difusión y acompañamiento del cambio, así como servicios de soporte y servicio al personal en su operativa diaria.
En cuanto a la organización, el nuevo modelo tiene en cuenta cinco perfiles de personal empleado público: puestos de trabajo susceptibles de teletrabajo; puesto de gestión fijo convencional; puesto en alta movilidad; puesto técnico avanzado susceptible de teletrabajo y otros puestos en espacios comunes.
