La Administración digital se sustenta sobre pilares que Galicia viene construyendo desde 2010 y que la sitúan más cerca de conseguir una tramitación electrónica integral, es decir, que desde la presentación de una solicitud hasta su resolución final todo el proceso se desarrolle en un contexto electrónico, en el que el papel ha sido desterrado. Esta será la realidad de los 100 procedimientos que en el primer trimestre de 2016 se integrarán en el Archivo Digital de la Xunta, la piedra angular de la eAdministración.
Esta plataforma tecnológica es la última de las piezas que faltaban para completar el andamiaje necesario para que, progresivamente, el ciclo de vida de todos los procedimientos de la Xunta sean exclusivamente digitales. La fachada visible de esta estructura es la sede electrónica que entró en funcionamiento en 2011. Fue el inicio de un proceso inexorable de transformación de la Administración, que ahora se consolidará y evolucionará siguiendo las medidas definidas por la Axencia para a Modernización Tecnolóxica de Galicia (Amtega) en el Plan de Gobierno y Administración Digital 2020, que posibilitarán un ahorro anual de 41 millones de euros en cinco años.
Junto con la culminación del Archivo Digital, en 2015 se avanzó tanto en la consolidación de servicios electrónicos como en el arranque de procesos fundamentales para avanzar hacia Administración digital: se incrementaron los servicios de la sede electrónica y se simplificó su acceso, se inició la digitalización de los registros, se consolidó la Plataforma de Interoperabilidad Pasaxe! y se puso en marcha el sistema de notificaciones electrónicas.
La sede electrónica
Gestionar en cualquier momento y lugar es una de las principales ventajas de la administración electrónica que perciben los ciudadanos, que además supone un ahorro de 75 euros por solicitud frente a la modalidad presencial. En Galicia la sede electrónica ofrece ya 1.000 gestiones que se pueden presentar a golpe de clic, y que representan más del 60% de los procedimientos existentes en la Administración autonómica. Cada vez son más los gallegos que se desplazan por la pantalla del ordenador en lugar de a la ventanilla de la Administración y, ya en el mes de septiembre, el número de gestiones en la sede duplicaba a las de 2014. La previsión es cerrar el año con cerca de 60.000 gestiones registradas en la sede electrónica.
Sin embargo, la necesidad de emplear el DNI electrónico o certificados digitales aleja aún a los usuarios menos familiarizados con el empleo de las TIC. Para eliminar esta barrera, el pasado mes de septiembre se puso en marcha el servicio Chave 365, que permite acceder a la sede con unas claves concertadas que el usuario recibe en su móvil. El Chave 365 puede solicitarse a través de la propia sede electrónica, o bien de forma presencial en el Registro General de la Xunta y en las oficinas de registro de las delegaciones de la Administración autonómica en A Coruña, Ferrol, Lugo, Ourense, Pontevedra y Vigo.
Incrementar el uso de la sede implica dotarla de más funcionalidades y opciones personalizadas para los diferentes colectivos. Ya se está trabajando en ofrecer la posibilidad de obtener certificados de manera inmediata y firmados electrónicamente a través de la sede electrónica, lo que permitirá a los ciudadanos obtener certificados como los de discapacidad o familia numerosa, por ejemplo, desde su casa y en cualquier momento.
Registros digitales
Con independencia de que el trámite se inicie de manera telemática a través de la sede o de manera presencial en las oficinas de registro el objetivo es que su ciclo de vida sea íntegramente digital.
El pasado mes de septiembre la Vicepresidencia e Consellería de Presidencia, Administracións Públicas e Xustiza y la Amtega iniciaron en el Registro General de la Xunta el proceso de digitalización de la documentación que los ciudadanos llevan de forma presencial a estas oficinas. Esta iniciativa continuará extendiéndose de manera progresiva en el primer trimestre de 2016 en los registros únicos de la Xunta en A Coruña, Ferrol, Lugo, Ourense, Pontevedra y Vigo y continuará a lo largo de todo año hasta llegar a las 533 oficinas de la administración autonómica y de las entidades locales que integran el Sistema Único de Registro.
Una vez completado este proceso, los documentos que los ciudadanos entreguen en cualquiera de las oficinas Registro será digitalizado y compulsado electrónicamente y enviado de manera inmediata al órgano de gestión correspondiente. De este modo se eliminan los tiempos de espera que conlleva el traslado físico de la documentación entre el registro y el departamento que se ocupa de este trámite.
Esa documentación digitalizada conformará el expediente administrativo digital, que se almacenará en el Archivo Digital de Galicia. En el primer trimestre de 2016 estarán ya integrados en el Archivo Electrónico 100 procedimientos administrativos cuya gestión será íntegramente electrónica, una cifra que se irá incrementando progresivamente. El Archivo Digital Integrado es una infraestructura tecnológica situada en el Centro de Proceso de Datos del Gaiás, que permitirá gestionar y conservar con todas las garantías de seguridad y disponibilidad a documentación digital durante todo el ciclo de vida administrativa. y posibilitará, tanto a los empleados públicos como al propio interesado, recuperar y consultar cualquier información de un expediente.
Pasaxel y Notific@
Las gestiones administrativas implican en muchos casos aportar documentación y certificados, que muchas veces obran ya en poder de las Administraciones. En Galicia la plataforma de interoperabilidad Pasaxe!, permite acceder de manera telemática a cerca de 40 certificados de diferentes administraciones como certificados de identidad, residencia, catastro, discapacidad... En 2015 Pasaxe! evitó la presentación de más de un millón de estos certificados.
El objetivo cero papel abarca todos los pasos del trámite administrativo, incluido lo de la notificación al interesado. Este año a Amtega puso en marcha el sistema de notificaciones electrónicas Notific@ en 53 procedimientos. Notific@ permite el envío y recepción de notificaciones completamente válidas en un buzón electrónico personal de forma segura y confidencial, complementando, y en algunos casos sustituyendo, el envío de información en papel.
Empleados públicos 2.0
- Todos este proceso de transformación supone la reconfiguración de las funciones de los empleados públicos, lo que implica la dotación de nuevos medios tecnológicos adaptados a la nuevas necesidades y un plan de formación TIC, que se está desarrollando a través de la EGAP y que impartió más de 12.500 horas en tres años. Más de 13.000 empleados públicos disponen ya de acreditación digital y en el 2015 se firmaron se 422.000 documentos de forma electrónica.Cercanía y Gobierno abiertoUna administración digital es una administración abierta las 24 horas los 365 días del año pero también una Administración más próxima al ciudadano, participativa y que apuesta por potenciar la reutilización de la información que genera para promover la creación de nuevos productos y servicios. El impulso de la presencia de la Administración en Internet y en las redes sociales fue una de las líneas de acción de los últimos años, que se forjó en la reformulación del portal xunta.gal, que recibe más de 6 millones de visitas anuales. La Administración autonómica gallega cuenta con 260 canales y más de 733.000 seguidores en las redes sociales. Los servicios en movilidad son otra de las demandas a las que se está dando respuesta en el proceso de transformación de la Administración. La Xunta tiene en este momento 20 aplicaciones móviles, que acumulan más de 278.779 descargas. Este catálogo de apps incluye servicios para demandantes de empleo (Mobem), para el ámbito educativo (abalarMóbil), para la juventud (Carné Xove), relacionadas con la meteorología (Meteogalicia, MeteoRoute), con la pesca (No piques-No peques) y con el turismo (Enoturismo, Sendegal, Turismo de Galicia, Bono Iacobus). Impulsar la participación ciudadana con iniciativas como el portal Abert@s, que ofrece más de 300 conjuntos de datos abiertos para su reutilización. Este datos conforman una abundante fuente de valiosa información: geográfica, estadística, meteorológica, turística, social, económica, etc., aprovechable tanto por la ciudadanía como por la industria de contenidos digitales y otros agentes reutilizadores.
