Organizar las conferencias y reuniones de estado internacionales es uno de los principales cometidos del equipo en el que trabaja Alejo Arnáiz Marina. Lo encabeza, explica, "el jefe de protocolo del estado, que es mi jefe y luego estamos dos subdirectores, hay una subdirección de Protocolo de Presidencia, y después la de Protocolo y Ceremonial de Estado, que es la mía". El especialista fue ayer uno de los ponentes que inauguraron el XVIII Curso Complementario de Comunicación y Protocolo que hoy continúa en Ciencias Sociais.
- ¿En qué consiste la labor de la subdirección de Protocolo y Ceremonial del Estado?
-Fundamentalmente consiste en formatear los actos de tal forma que alcancen los objetivos para los que han sido proyectados. En general son cosas muy diversas, como ejemplo le pondré que esta semana me he podido escapar un día para venir aquí pero estuve el lunes preparando el viaje conmemorativo del AVE a Sevilla, me vuelvo a ir el viernes con el presidente a Sevilla a hacer ese viaje conmemorativo y mañana (por hoy) estoy entregando el Premio Cervantes en Alcalá de Henares, es decir son actos diversos de muy diferente tipo a los que hay que dar una forma para proyectar una imagen.
- ¿Cuál es el principal reto cuando se organizan este tipo de eventos?
-El principal reto siempre es cumplir los objetivos para los que son creados y, claro, no es lo mismo un acto vamos a denominarlo tradicional y sencillo como es nuestro Premio Nobel, que es el Cervantes, que es un acto muy clásico, en la Universidad de Alcalá de Henares con los reyes, que por ejemplo el viaje conmemorativo de los 25 años del AVE a Sevilla. Uno de ellos es en un ámbito cerrado, con los reyes, se le entrega el galardón al premiado, que hace el discurso desde la tribuna donde se daba clase en el siglo XVII, una ceremonia muy clásica, sin embargo el acto del viernes será un embarque en Madrid en un AVE de última línea, con el presidente y una serie de autoridades, un viaje de dos horas en tren, la llegada a Sevilla conmemorando aquel primer viaje hace 25 años y un acto con unos discursos en la estación de Santa Justa. Como ve los formatos son diferentes y las ideas a transmitir también son dispares.
- ¿Es un especial desafío organizar encuentros con jefes de estado y autoridades de diferentes culturas?
-Lo es, incluso dentro de nuestra propia cultura, por ejemplo hace pocos años organizamos la cumbre iberoamericana aquí en Cádiz con motivo del segundo centenario de la Constitución de 1812. Hace muy poquito hemos hecho también un acto con presidentes autonómicos y tenemos una serie de retos a lo largo del año que son reuniones bilaterales con países de nuestro entorno europeo y otras reuniones bilaterales con países del norte de África, unas se denominan reuniones bilaterales y otras RAN (Reunión de Alto Nivel). Éstas se hacen todos los años en otros países o aquí, por ejemplo un año vamos a Marruecos y otros ellos vienen aquí, un año vamos a Alemania y otro vienen los alemanes aquí. Y sobre si son un desafío, todas estas reuniones, sobre todo las internacionales, tienen un formato ya creado, no es lo mismo ir a un G-20 en el que el formato es el presidente del Gobierno, el ministro de Hacienda o de Economía, el viceministro de Economía y un sherpa que es el que lleva toda la reunión durante el año que ir a una cumbre de la OTAN, que son bianuales y ahí vamos el presidente del Gobierno, los ministros de Defensa y Exteriores y un sherpa de la Presidencia, de modo que los formatos y delegaciones son diferentes, cada cumbre tiene un sistema y un procedimiento de reuniones.
- ¿Y tienen ustedes que tener mucha paciencia?
-(sonríe) Si, hay que tener mucha paciencia, mucho método trabajando, la gente solamente ve la parte externa del acto, pero es como la punta del iceberg, ve esa parte externa del ceremonial pero no los meses de preparativos. Le pongo un ejemplo, un acto de estado como el día de la fiesta nacional se empieza a contratar, por ejemplo sacando el pliego de condiciones para la contratación de las tribunas, en el mes de marzo, y la gente ve dos horas de desfile el 12 de octubre y se termina de liquidar económicamente a finales de noviembre. Siempre digo que esto es un trabajo de falleros: trabajas durante un año para que se queme en una hora.
- ¿Todavía le llama la atención el interés que despiertan anécdotas como, por ejemplo, la ropa que viste la Reina?
-Eso sale fuera de nuestro ámbito, es una parte, vamos a decirlo así, del atrezzo personal del personaje. Tenemos la suerte de que en este caso siempre es muy adecuado, siempre ha sido muy adecuada la Reina vistiendo, siempre recuerdo el día de la proclamación del Rey, fue muy solemne, discreta y sencilla, no tuvimos una proclamación como puede ser la de la Reina de Inglaterra, fue una proclamación para nosotros, los españoles, sin la pompa y el boato, ni mantos largos ni cetros.
- ¿Dos consejos para no equivocarse en el protocolo serían ser educado y la naturalidad?
-Si, yo he tenido un maestro, el embajador que fue jefe de Protocolo del Estado hace muchos años, que decía que la sencillez y la sobriedad son primas de la elegancia.
- ¿Y si uno se equivoca pedir disculpas?
-Pedir disculpas con naturalidad, intentar que no se produzcan los errores y si se producen intentar salir de ellos con la mayor naturalidad.
