Los responsables del archivo municipal han editado un díptico con el objetivo de acercar los servicios de este departamento, en el que se aglutina una pequeña parte de la historia del municipio, a los ciudadanos. El primer proceso organizativo del Concello se llevó a cabo en el año 1984 y en la actualidad se reúnen en estas dependencias, ubicadas en el sótano de la casa consistorial, cerca de 5.000 unidades documentales instaladas.
La responsable del archivo, Macarena Ferreiro Soto, explica que los vecinos pueden consultar documentación muy diversa desde expedientes de plenos, ordenanzas, comisiones de gobierno, compras, donaciones, resoluciones de la alcaldía, decretos, correspondencia, instancias, expedientes de personal municipal, nóminas, infracciones urbanísticas y de medio ambiente, entre otras. No obstante, en el archivo se reúne la documentación generada por el Concello desde que se creó en el año 1836 con el objetivo de ser utilizada para la gestión administrativa, la información y para conservar la memoria histórica del municipio.
"Las consultas más frecuentes son de personas que estuvieron contratas por el Concello que vienen a pedir una copia del contrato o justificación de la empresa en la que trabajaron, luego hay particulares que vienen a pedir planos de obras originales para tramitar licencias de reforma. También son frecuentes las consultas referentes a herencias y las de algunos investigadores que consultan los documentos para hacer sus tesis", manifestó Ferreiro Soto.
Cualquier ciudadano puede acceder a los fondos archivados. Para realizar la consulta debe solicitar una autorización en el registro municipal y exponer el motivo de la misma. "El tiempo en el que se puede realizar depende del motivo y la complejidad de la solicitud, pero lo habitual es que se pueda realizar en el mismo día", subraya la responsable del archivo.
Desde que se realizó el primer proceso organizativo, en el año 1984, en el Concello se han realizado diversas actuaciones. Una de las más importantes fue la creación del local del archivo equipado para una correcta conservación de los fondos, unas dependencias que fueron ampliadas en el 2008. En la década de los 90 se incluyó en el cuadro de personal municipal la plaza de archivero y cada año, durante el período estival, el personal de la Diputación de Pontevedra realiza labores de reorganización del archivo. En la actualidad, la gran mayoría de los fondos se conservan en papel. "Sólo están digitalizadas las actas de los plenos. Todo lo demás está en papel porque informatizar este volumen de documentos sería muy costoso. Solo los archivos más grandes tienen los volúmenes digitalizados. De todas formas, contamos con una base de datos que nos facilita la localización de los documentos", manfiesta Ferreiro Soto.
El archivo municipal permanece abierto en horario de invierno de lunes a viernes, de 8.00 a 12.00 horas y en horario de verano de 8.00 a 11.00 horas
