La información es el principal activo de cualquier empresa o institución pública y evitar las fugas se ha convertido en una prioridad en un escenario en el que más del 54% de las compañías en todo el mundo han sufrido filtraciones de datos sensibles. El Centro Tecnológico de Telecomunicaciones de Galicia (Gradiant) ha desarrollado un novedoso sistema de seguridad documental con tecnología 100% propia que permite conocer al autor de la infracción utilizando cualquier documento digital o en papel sin importar cuántas veces haya sido escaneado o fotocopiado a partir del original.
La herramienta, denominada Shadow, ya está siendo testada en escenarios reales, con resultados muy positivos, por empresas gallegas. Además, el centro vigués se encuentra en negociaciones con varias multinacionales para que incluyan este sistema en su propia oferta.
Esta novedosa tecnología se basa en el uso de marcas de agua. "Existen sistemas que protegen los documentos digitales pero el paso al papel no estaba cubierto. Nosotros detectamos este hueco y desarrollamos un producto con un valor añadido que garantiza la seguridad en ambos casos, algo que ninguna solución había cubierto hasta ahora. Las fotocopias o fotografías no destruyen las marcas y permiten detectar el origen de la fuga, filtración o pérdida", explica Miguel Regueiro, responsable comercial de Gradiant.
Shadow es compatible con cualquier sistema de impresión y escaneo y su integración resulta sencilla. Por un lado, inserta la marca de agua invisible de forma automática en los documentos para protegerlos y, por otro, es capaz de extraerla fácilmente para conocer su origen.
"Se trata de introducir la solución en el flujo natural de una empresa, que es la que decide qué información quiere proteger y cómo implementar el sistema. Es una herramienta muy transversal porque no todas las organizaciones tienen los mismos problemas y necesidades. Puede implementarla vía web o en un servidor local. Y tiene la posibilidad de marcar todo lo que se imprima o, a la inversa, proteger un documento en papel que ha sido digitalizado", añade Regueiro.
Este carácter flexible también permite enviar correos electrónicos con un enlace a través del que se puede descargar un documento protegido con Shadow, una garantía que puede interesar que sea comunicada de forma explícita al destinatario o no.
"Las empresas que lo comercialicen tendrán que valorar las diferentes soluciones que interesan a cada cliente. El espíritu de Gradiant es desarrollar tecnologías que la industria gallega pueda poner en el mercado", apunta Regueiro.
Los ingenieros del centro ya han previsto diferentes productos, entre ellos, una aplicación para el móvil: "En determinados escenarios es urgente conocer al responsable de la fuga y descartar hipótesis. En este caso, es posible hacer una captura fotográfica del documento en papel con el móvil para extraer la marca de agua de forma rápida".
Y da igual cuál haya sido el proceso que ha seguido la información confidencial. "Puede que una foto del documento haya sido enviada por whatsapp y después impresa. Al hacerle una foto a ese documento en papel con un móvil que tenga la aplicación o escanearlo podrás conocer quién tenía que custodiarla", destaca Regueiro.
La solución desarrollada por los investigadores de Gradiant ha estado presente en congresos de repercusión internacional como el HomSec, la principal cita de los sectores de defensa y seguridad en España, así como en el CeBIT que se celebró la semana pasada en Hannover y es el mayor congreso europeo de tecnologías de la información.
Miguel Regueiro
"Actúa como elemento disuasorio y en caso de infracción te facilita emprender acciones disciplinarias o legales"
"Todas las empresas, administraciones públicas y gobiernos manejan información sensible que desean proteger. Shadow garantiza la trazabilidad de los documentos de una manera flexible y sin afectar al ritmo de trabajo. No sería viable, por ejemplo, demorar el envío de un correo para que su contenido pueda ir protegido", sostiene Miguel Regueiro.
El sistema ayuda a detectar a los trabajadores que filtran información, pero también las negligencias que ocasionan una gran parte de las fugas de información: "A veces se dejan los documentos olvidados en la fotocopiadora y alguien los coge de allí. Esta herramienta permitiría determinar quién ha fallado en su custodia".
De esta forma, la tecnología actúa, por un lado, "como elemento disuasorio" frente a posibles infracciones y, por otro, facilita la toma de decisiones en caso de que se produzcan.
"Conocer quién es el autor te facilita emprender acciones disciplinarias o legales porque puedes demostrar el origen. Esto resulta complicado cuando un mismo documento lo tienen dos o más personas. Es el caso de un contrato, por ejemplo. Shadow permite asociar los documentos a una firma y si alguien comparte esa información confidencial cuentas con una prueba. Es algo muy importante y que se valora muchísimo", destaca el responsable comercial de Gradiant.
La solución ideada en el centro tecnológico supone un gran avance respecto a los actuales sistemas de gestión documental, que controlan el acceso y uso de ciertos documentos dentro de una empresa u organización, pero que ignoran los que son impresos. La tecnología en la que se basa Shadow permite insertar marcas invisibles y robustas que identifican de forma fiable a los trabajadores que imprimen o hacen copias de documentos confidenciales.
Cada copia es exactamente igual a la original y dicha marca resiste las distorsiones que ocasionan los sistemas de impresión y escaneado. Incluso es posible recuperarla de documentos que estén incompletos.
La seguridad es una de las líneas transversales de trabajo en el centro vigués, que también ha implantado Shadow en su sede del edificio Citexvi, en el campus vigués.
